1. DEFINICJE
Administrator – EWL Solutions Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie adres: ul. Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000989216, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP: 7011103121 oraz numer REGON: 522967703, o kapitale zakładowym 50.000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych, 00/100);
Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (“osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
Przetwarzanie – operacje lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
Strona internetowa – strona internetowa prowadzona przez Administratora pod adresem: https://ewlsolutions.eu/;
Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Stronę lub korzystająca z usług lub funkcjonalności opisanych w niniejszej Polityce Prywatności;
2. CELE, PODSTAWY PRAWNE ORAZ OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
2.1. CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Cele przetwarzania Państwa danych osobowych przez Administratora różnią się w zależności od procesu, w jakim przetwarzanie to występuje:
- w związku z wypełnieniem formularza kontaktowego na Stronie internetowej – dla celów obsługi zapytania skierowanego do nas za pośrednictwem formularza kontaktowego;
- w związku z prowadzeniem marketingu bezpośredniego – dla celów marketingowych i reklamowych;
- w związku z udziałem w akcjach i konkursach – w celu uczestnictwa w tych wydarzeniach;
- w związku z korzystaniem ze Strony internetowej oraz jej funkcjonalności – w celu zarządzania i obsługi strony oraz korzystania z niej, w tym poprzez pliki cookies;
- w przypadku plików cookies – w celach takich jak: weryfikacja autentyczności sesji przeglądarki, optymalizacji, zwiększenia wydajności i poprawy konfiguracji Strony internetowej, dostosowanie zawartości Strony internetowej do preferencji Użytkownika, zapamiętanie ustawień Użytkownika i wyboru interfejsu, np. w zakresie języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, zapamiętanie historii podstron odwiedzanych na Stronie internetowej w celu przyszłej rekomendacji treści, identyfikacja parametrów Urządzenia Użytkownika celem odpowiedniego dostosowania Portalu do potrzeb i zasobów Użytkownika, dostosowanie dostarczanych treści do lokalizacji Użytkownika, generowanie ogólnych i zanonimizowanych statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób ogół Użytkowników korzysta ze Strony internetowej, ulepszanie struktury i zawartości Strony internetowej;
- w związku z zawarciem z Państwem umów o świadczenie usług – w celu zawarcia, realizowania i wykonania zawartej z Państwem umowy lub podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy, szczegółową klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych kontrahentów znajdziecie Państwo w tym miejscu: Klauzula kontrahenta;
- w związku z prowadzeniem rekrutacji – w celu przeprowadzenia obecnego bądź przyszłych procesów rekrutacyjnych, szczegółową klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych kandydatów do pracy znajdziecie Państwo w tym miejscu: Klauzula kandydata do pracy;
- w innych przypadkach – w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
2.2 PODSTAWY PRAWNE ORAZ OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1) KORZYSTANIE ZE STRONY INTERNETOWEJ
Podczas korzystania ze Strony internetowej Państwa dane osobowe przetwarzane są w celach udostępniania Użytkownikom treści gromadzonych na Stronie oraz dla celów analitycznych i statystycznych. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług. Administrator przetwarza dane przez okres niezbędny do wykonania usługi, a następnie przez okres związanych z dochodzeniem lub obroną roszczeń.
2) OFERTOWANIE
Celem przetwarzania danych osobowych jest przesyłanie ofert handlowych dla zawarcia umowy. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia, wykonanie umowy; na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy. W przypadku zawarcia umowy dane osobowe przetwarzane są przez okres obowiązywania umowy a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy. W przypadku braku zawarcia umowy przetwarzamy dane do 1 miesiąca po zakończeniu terminu obowiązywania oferty. W przypadku nieokreślenia terminu obowiązywania oferty – przez okres 3 miesięcy od ostatniego kontaktu.
3) ZAWARCIE I REALIZACJA UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG
Celem przetwarzania danych osobowych jest zawarcie umów i świadczenie lub korzystanie z usług na ich podstawie. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia, wykonania umowy; na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy. Dane osobowe przetwarzane są przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy. Szczegółową klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych kontrahentów znajdziecie Państwo w tym miejscu: Klauzula kandydata do pracy
4) PRZEPROWADZENIE REKRUTACJI
Administrator przetwarza dane kandydatów do pracy w procesie rekrutacji w celu zatrudnienia pracowników. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia, wykonanie umowy; na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy. Dane przetwarzane są przez okres trwania procesu rekrutacyjnego. W przypadku wyrażenia dodatkowej zgody na przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji będziemy przetwarzać Państwa dane przez maksymalny okres 2 lat od daty ich wprowadzenia do bazy danych Administratora lub od daty ostatniego kontaktu z Państwem, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza. szczegółową klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych kandydatów do pracy znajdziecie Państwo w tym miejscu: Klauzula kandydata do pracy;
5) FORMULARZ KONTAKTOWY
Administrator przetwarza dane udostępnione w formularzu kontaktowym w celu udzielenia odpowiedzi na podane w formularzu pytania. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – na podstawie zgody/na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, który stanowi konieczność zapewnienia właściwej obsługi osób odwiedzających Stronę.
6) KONKURSY, AKCJE PROMOCYJNE
Administrator przetwarza dane w celu przeprowadzenia konkursu/akcji promocyjnej w tym: wyłonienia zwycięzcy, przyznania i wydania nagrody, przyznania i wydania bonusów. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia, wykonania umowy; na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy. Dane przetwarzane są przez okres, w którym konkurs/akcja będzie prowadzona, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z uczestnictwie w konkursie/akcji promocyjnej
7) MARKETING BEZPOŚREDNI PRODUKTÓW I USŁUG WŁASNYCH ADMINISTRATORA Z WYKORZYSTANIEM ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ
Administrator przesyła wiadomości elektroniczne zawierające informacje marketingowe, dla celów reklamowych, promocyjnych, marketingowych związanych z działalnością gospodarczą Administratora. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane przetwarzane są przez maksymalny okres 2 lat od daty wprowadzenia Państwa danych wprowadzenia do bazy danych Administratora lub od daty ostatniego kontaktu z Państwem, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.
8) USTALANIE, DOCHODZENIE ORAZ OBRONA PRZED ROSZCZENIAMI
Administrator przetwarza Państwa dane w celu windykacji należności i prowadzenia postępowań sądowych oraz obrony przed roszczeniami. Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora stanowi konieczność dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Dane przetwarzane są przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
3. WYKORZYSTYWANIE PLIKÓW COOKIES ORAZ PODOBNYCH TECHNOLOGII
3.1. PLIKI COOKIES
Administrator wykorzystuje tzw. cookie serwisowe przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tych usług. W związku z tym Administrator oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi analityczne i statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują:
3.1.1. pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies);
3.1.2. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania na czas trwania sesji (ang. authentication cookies);
3.1.3. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania (ang. user centric security cookies);
3.1.4. sesyjne pliki cookies odtwarzaczy multimedialnych (np. pliki cookies odtwarzacza flash), na czas trwania sesji (ang. multimedia player session cookies);
3.1.5. trwałe pliki cookies służące do personalizacji interfejsu Użytkownika na czas trwania sesji lub nieco dłużej (ang. user interface customization cookies);
4. PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE
Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (Linkedin, Facebook). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora oraz promowaniu różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na promowaniu własnej marki.
5. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH
Administrator przetwarza następujące kategorie Danych Osobowych, należące do kandydatów do pracy, (przyszłych/potencjalnych), partnerów biznesowych Administratora (kontrahentów), pracowników lub współpracowników (przyszłych/potencjalnych) partnerów biznesowych Administratora oraz innych osób kontaktujących się ze Administratorem lub osób, z którymi kontaktuje się Administrator:
- dane identyfikacyjne (w szczególności: imię i nazwisko, data urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości, nazwa firmy, NIP, numer REGON) oraz dane adresowe (adres siedziby, adres korespondencyjny, adresy placówek handlowych),
- dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu),
- dane o zajmowanym stanowisku pracy, posiadanym doświadczeniu zawodowym, posiadanych kwalifikacjach,
- dane finansowe, w tym numer rachunku bankowego, dane banku/instytucji finansowej, dane z faktur VAT,
- informacje uzyskiwane podczas korzystania z naszej strony internetowej w szczególności adresy IP, pliki tekstowe,
- inne dane podane przez Państwa w jakiejkolwiek formie – konieczne dla celu, dla jakiego zostały udostępnione.
Szczegółową klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych kandydatów do pracy znajdziecie Państwo w tym miejscu: Klauzula kandydata do pracy
Szczegółową klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych kontrahentów znajdziecie Państwo w tym miejscu: Klauzula kontrahenta
6.ŹRÓDŁA POZYSKANIA DANYCH
Wszelkie dane pozyskiwane są przez Administratora m.in. w następujący sposób:
- informacje podawane dobrowolnie i bezpośrednio przez Państwa (np. w formularzu kontaktowym, podczas rozmowy telefonicznej, podczas zawierania i realizacji umowy, świadczenia usług);
- informacje uzyskiwane podczas korzystania z naszej strony internetowej w szczególności: adres IP, pliki tekstowe;
- dane pracowników lub współpracowników partnerów biznesowych (kontrahentów) Administratora – pochodzą bezpośrednio od nich lub od ich pracodawcy/podmiotu, który reprezentują;
- dane kandydatów do pracy – pochodzą bezpośrednio od nich lub od zewnętrznych agencji rekrutacyjnych lub przekazane zostały przez pracowników oraz współpracowników Administratora w ramach programów i akcji promocyjnych jak np. program poleceń,
- ze źródeł powszechnie dostępnych, w szczególności baz i rejestrów: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), bazy REGON.
7. ODBIORCY DANYCH
Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione lub powierzone przez Administratora:
- spółkom powiązanym osobowo lub kapitałowo z EWL GROUP S.A., będącej spółką dominującą w grupie kapitałowej do której należy Administrator;
- podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi m.in. księgowe, kadrowe, rekrutacyjne, prawne, windykacyjne, IT, infrastruktury, przy czym takie podmioty przetwarzają dane, jako podwykonawcy, na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
- bankom, z którymi współpracuje Administrator na podstawie zawartych umów.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Państwa właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
8. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH
Dane osobowe są podawane dobrowolnie. Jednakże odmowa ich podania może sprawić, że nie będzie możliwe skorzystanie z funkcjonalności strony, m.in. rozpatrzenia zapytania złożonego za pośrednictwem formularza bądź innej komunikacji marketingowej.
Brak zgody na stosowanie plików cookies lub jej cofnięcie skutkować może ograniczeniem funkcjonalności strony internetowej.
9. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
W związku z przetwarzaniem Państwa danych przez Administratora przysługuje Państwu prawo:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie w jakim Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania jakiego dokonano przed jej wycofaniem;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub na podstawie zgody;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem na adres mailowy: daneosobowe@ewl.com.pl
10.PRZETWARZANIA DANYCH POZA TERYTORIUM UE
Państwa dane osobowe mogą być przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię) (dalej: EOG) w związku ze współpracą Administratora z partnerami biznesowymi posiadającymi siedzibę poza EOG oraz świadczeniem usług na rzecz Administratora w zakresie IT i infrastruktury. W celu zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony w przypadku ich przekazywania Państwa danych poza EOG, Spółka stosuje się odpowiednich postanowień RODO, w tym zawiera w umowach z odbiorcami danych standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
11. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
12. ZAUTOMATYZOWANE PRZETWARZANIE DANYCH
Państwa dane osobowe nie są poddawane zautomatyzowanemu przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu.
13. DANE KONTAKTOWE
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: daneosobowe@ewl.com.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
14. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
Polityka Prywatności jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki Prywatności została przyjęta i obowiązuje od 06 marca 2024 r.